Factur-X, UBL et CII : les formats admis
Une facture électronique se reconnaît à ses données structurées, pas à son extension de fichier. Trois formats forment le socle de la réforme — et un PDF ordinaire n'en fait pas partie.
Trois formats forment le socle
La réforme impose des factures dont les données sont structurées, c'est-à-dire directement exploitables par une machine sans lecture humaine ni reconnaissance de caractères. Trois formats constituent le socle minimum que toute plateforme agréée doit savoir traiter.
| Format | Nature | Lisible à l'œil ? | Usage typique |
|---|---|---|---|
| Factur-X | Hybride : un PDF/A-3 contenant un fichier XML | Oui, comme un PDF ordinaire | TPE, PME, et toute relation où l'humain doit encore lire la facture |
| UBL 2.1 | XML pur (Universal Business Language, OASIS) | Non, sans outil de restitution | Échanges automatisés, contexte international, réseau Peppol |
| CII | XML pur (Cross Industry Invoice, UN/CEFACT) | Non, sans outil de restitution | Grands comptes, industrie, flux EDI existants |
Les trois sont conformes à la norme européenne EN 16931, qui définit le modèle sémantique d'une facture électronique. C'est cette norme commune qui rend les formats interopérables : une plateforme peut convertir de l'un vers l'autre sans perte de sens.
Factur-X, le format de la transition
Factur-X mérite une attention particulière parce qu'il résout le principal inconfort de la réforme : la disparition de la facture lisible.
Un fichier Factur-X est un PDF tout à fait normal — vous l'ouvrez, vous le lisez, vous l'imprimez — dans lequel est enfoui un fichier XML contenant les mêmes informations sous forme structurée. L'humain lit le PDF, la machine lit le XML, et les deux décrivent rigoureusement la même facture.
Pour la plupart des TPE et PME, Factur-X est le choix par défaut
Il préserve vos habitudes de lecture et de classement, permet à vos clients de continuer à voir une facture présentée à votre image, et satisfait pleinement à l'obligation. Les formats XML purs se justifient surtout quand l'échange est entièrement automatisé de bout en bout.
Factur-X est décliné en plusieurs profils, du plus léger au plus complet (Minimum, Basic WL, Basic, EN 16931, Extended). Le profil requis dépend de l'opération ; votre plateforme ou votre éditeur vous orientera.
Pourquoi un PDF ordinaire ne suffit plus
Un PDF classique n'est pas une facture électronique
Un PDF produit par votre logiciel et envoyé par courriel est un document numérique, pas une facture électronique au sens de la réforme. Ses données ne sont pas structurées : pour en extraire le montant de TVA, il faut soit un œil humain, soit une reconnaissance de caractères qui se trompe. Et il n'emprunte pas le circuit des plateformes agréées.
À compter de votre date d'obligation d'émission, facturer ainsi vous expose à une amende de 50 € par facture. Voir les sanctions.
Comment savoir lequel adopter
Trois questions suffisent le plus souvent :
- Que produit déjà votre logiciel ? La grande majorité des éditeurs français ont retenu Factur-X. Si le vôtre le propose, la question est réglée.
- Vos clients imposent-ils un format ? Les grands donneurs d'ordre et les acteurs internationaux demandent fréquemment de l'UBL, souvent via le réseau Peppol.
- Avez-vous déjà des flux EDI ? Si vous échangez déjà en EDI avec vos partenaires, le CII s'inscrit dans la continuité.
Dans tous les cas, votre plateforme agréée doit savoir convertir entre les formats du socle. Vous n'avez donc pas à imposer le vôtre à vos partenaires : c'est la plateforme qui adapte.
Le vrai chantier n'est pas le format, c'est la donnée
Le format se règle avec votre éditeur, en une mise à jour. Ce qui prend du temps, c'est la qualité des données que vous y injectez. Une facture structurée est contrôlée automatiquement par la plateforme émettrice : un champ manquant ou incohérent provoque un rejet technique, et la facture n'est jamais arrivée chez votre client.
Deux points à traiter en priorité :
- Le SIREN de chacun de vos clients professionnels, désormais mention obligatoire. Si votre base clients ne le contient pas, c'est un chantier de plusieurs semaines à lancer maintenant. Voir les nouvelles mentions.
- La cohérence de vos taux de TVA et de vos libellés d'articles, qui conditionnent la ventilation automatique de votre TVA collectée.
Des données propres servent deux fois
Ces mêmes données, une fois fiabilisées, permettent de reconstituer automatiquement vos registres de ventes et d'achats — et donc votre déclaration de TVA. Voir comment →